Tugas Sie Kesekretariatan dalam Kepanitiaan

Sie Kesekretariatan adalah bagian dari panitia yang memiliki tugas dalam mengurusi masalah kebutuhan akan surat dan pembuatan Lembar pertanggung Jawaban yang digunakan dalam menjalankan sebuah kegiatan. Dari pengalaman saya, tugas sie kesekretariatan sangatlah kompleks, mulai dari sebelum acara, bertugas untuk memenuhi surat surat yang dibutuhkan sie sie lain, misal dalam peminjaman gedung, sie perlengkapan akan memerlukan surat peminjaman gedung. Surat tersebut akan dibuat oleh sie kesekretariatan yang kemudian akan dilakukan pelengkapan atribut surat seperti tanda tangan dari direktur atau penjabat lain yang berwenang, kemudian dilakukan pengecapan dan pada akhirnya akan diserhakan ke pada sie lain yang memerlukan. Selain surat peminjaman yang perlu dipersiapkan kesekretriatan juga mempersiapkan proposal permohonan dana. Dalam tahap ini proposal yang dibuat melalui banyak tahap koreksi di Badang Akademik, dan ini memerlukan waktu yang lumayan panjang.
Saat acara kesekretariatan memiliki tugas unutk melakukan absensi terhadap semua orang ikut terlaibat dalam kegiatan, baik peserta, panitia maupun Pembina.

Setelah acara selesai lanjut lagi tugas sie kesekretariatan membuat laporan Pertaanggung Jawaban, ini tugas terberat dari kesekretariatan, sie kesekretariatan harus bolak balik ke akademik untuk melakukan koreksi terhadap LPJ, mengumpulkan karsip arsip yang dipergunakan saat acara, kwitansi-kwitansi yang didapat dari pembelian barang barang yang dipergunakan saat kegiatan berlangsung dan menyusun data data tersebut kedalam sebuah bentuk LPJ sbelum LPJ tersebut disahkan.
Disini Kesekretariatan merupakan panitia yang bekerja full dalam sebuah kegiatan, dan memerlukan waktu yang banyak untuk menyelesaikan tugasnya.

Artikel Lain: