Tugas Sie Acara Dalam Kepanitiaan

Sie acara adalah bagian dari panitia yang bekerja mengatur jalannya sebuah acara. Setiap acara diharapkan berjalan sesuai dengan perencanaan awal yang jauh hari sudah dipersiapkan. Namun sering kali harapan tak sesuai dengan kenyataan, banyak permasalahan yang dihadapi di saat acara berjalan. Mulai dari undangan telat menghadiri acara, yang ditunggu-tunggu untuk membuka acara tidak dapat hadir karena ada kesibukan lain, dan semua hal itu akan berdampak pada pelaksanaan acara kita yang tidak sesuai dengan susunan acara yang kita buat. Nah untuk mengurangi kesalahan-kesalahan itu hal yang harus dilakukan adalah kita harus tahu betul apa saja yang menjadi tanggung jawab atau tugas dari sie acara. Sebelumnya saya akan uraikan secara umum tugas dari Sie Acara dalam sebuah kegiatan.

Sesuai dengan pengalaman saya yang beruntung sudah sempat menjadi koordinator sie acara dalam kegiatan seminar sehari UKM Computer Club, di sana saya menemukan beberapa tugas pokok sebagai Sie acara, berikut tugas-tugasnya:

1. Sebelum kegiatan sie acara mempersiapkan rancangan acara yang akan di laksanankan. Mulai dari susunan acara, kapan acara akan di adakan, siapa pembicara bagaimana acara akan berjalan dan hal lain yang berkaitan dengan jalannya acara.
2. Membuat pengumuman yang akan di temple di papan pengumuman yang berada di masing masing jurusan. Semakin menarik pengumuman yang di buat maka akan semakin banyak peluang mahasiswa akan tertarik untuk mengikuti acara dalam seminar itu, jika peserta yang ikut melebihi target yang sudah ditentukan, itu menunjukan bahwa acara yang kita selenggarakan merupakan acara yang brmutu.

3. Mempersiapkan pembicara, sie acara harus mencari pembicara yang sesuai dengan tema dari seminar yang akan di angkat. Setelah menemukan pembicara yang pas, sie acara juga harus memastikan bahwa pembicara akan benar benar datang pada saat acara, karena pembicara adalah orang yang memegang peran utama dalam seminar.

4. Sie acara juga mempersiapkan orang-orang yang akan menjalankan acara seperti, mempersiapkan MC, Notulen, moderator.

5. setelah mendapat nama nama peserta seminar, sie acara kemudian bertugas untuk memperiapkan piagam bagi para peserta. Persiapannya berupa mendisain , mencetak dan mengesahkan piagam tersebut. Selain piagam, sie acara juga mempersiapkan tanda pengenal untuk semua panitia yang ada.

6. Di saat kegiatan berlangsung sie acara memiliki tugas untuk mengatur agar acara yang dilaksanakan sesuai dengan rencana /susunan acara yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Disaat sebagian dari sie acara bertugas menjalankan acara, sebagian lagi bertugas unutk memastikan kedatangan undangan, memastikan siapa yang akan menjadi pembuka acara dan menanggulangi hal lain yang tak terduga yang dapat menggangu jalanya acara.

7. Setelah acara selesai, sie acara kembali bertugas membuatkan piagam untuk para panitia, jika di lihat secara keseluruhan, sie acara bertugas penuh mulai dari seblum acara, di saat acara berlangsung dan sesudah acara, hal ini memerlukan kerjasama dan solidaritas dari seluruh anggota panitia.

Setelah mengetahui tugas-tugas yang harus dilaksanakan, maka hal yang kita lakukkan adalah menjalankan tugas yang ada dengan penuh tanggung jawab dan kesadaran,kita juga karus melakukan koordinasi dengan seluruh anggota ayng ada. Kta harus bekerja sama dalam menyelesaikan tugas yang ada, dengan begitu maka kita akan bisa mengurangi atau meminimalkan kesalahan/gangguan yang sering terjadi dalam sebuah acara.

Artikel Lain: